De vierde generatie kantoren is een succes

Een goed ontworpen vierde generatie kantoor krijgt een substantieel hogere waardering dan een gewoon flexkantoor, voor de belangrijkste criteria is de score zelfs tweemaal zo hoog.

Het Nieuwe Werken (HNW) is een organisatieconcept, waarbij op resultaat wordt gestuurd en de medewerkers zelf bepalen waar en wanneer ze werken. Dat kan in het bestaande kantoor. Maar als medewerkers vaker elders werken, wordt dat kantoor niet efficiënt gebruikt. Overgaan op HNW prikkelt tot een meer doelmatige en efficiëntere huisvesting. Geen vaste werkplek meer, maar de medewerker met taakgerichte werkplekken optimaal bedienen. Mail checken en administratie kan op een basiswerkplek, in een open kantoorlandschap. Notities worden geschreven in een concentratieruimte, afstemmen met collega’s kan op een informele vergaderplek of in het bedrijfsrestaurant en voor vergaderingen zijn bespreekruimten. Maar in de praktijk willen medewerkers gedurende de dag liever niet van werkplek wisselen. Wie ’s morgens in de kantoortuin zijn mail en post heeft gedaan, pakt daarna vaak niet zijn spullen bij elkaar om vervolgens een notitie te schrijven in de concentratieruimte. Met als gevolg dat de schrijver, die is blijven zitten, ineens last heeft van zijn collega’s die naast hem telefoneren of hem in hun gesprek betrekken. Er ontstaan klachten over geluid en privacy en dan is de basiswerkplek niet goed genoeg meer.

De vierde generatie kantoren

Het Center for People and Buildings is een kenniscentrum dat onder meer continu onderzoek doet naar de relatie tussen mens, werk en werkomgeving. Na kantoorzalen en cellenkantoren met vaste werkplekken en het open kantoorlandschap met flexplekken, signaleert het Center een nieuwe trend: het vierde generatie kantoor. Belangrijkste kenmerk is dat de kwaliteit van de basiswerkplek wordt vergroot. Werkplekken worden nu zo ontworpen dat ze meer privacy bieden en minder geluidsoverlast veroorzaken. Evenwichtig ontwerpen combineert de voordelen van open en besloten werkomgevingen. Hiermee wordt het voor het eerst mogelijk om samenwerken en individueel werken in een en dezelfde kantooromgeving te integreren.

Social design als opvolger van het traditionele interieurontwerp

Een kantoor moet een inspirerende omgeving zijn met aantrekkingskracht op de medewerkers. Het moet er aangenaam zijn om te verblijven en iedereen moet er comfortabel kunnen werken, samenwerken en ontmoeten. Medewerkers moeten trots zijn op hun kantoor. Juist de kwaliteit van de individuele werkplek en de mogelijkheid om op alle schaalniveaus binnen de organisatie samen te werken, maken dat goede huisvesting in combinatie met goede voorzieningen ervoor kan zorgen dat zowel de individuele medewerkers als de organisatie beter presteren. Daarvoor is kennis vereist van het functioneren van een kantoor. Want het gaat niet meer alleen om het ontwerpen van een fysieke omgeving, maar om het vormgeven van werkprocessen en gedrag op alle schaalniveaus van organisatie en gebouw. Dat heet social design en gaat verder dan ruimtelijk ontwerpen. Met een goed social design sluit het ontwerp niet alleen naadloos aan bij het DNA van de organisatie, maar respecteert het ook de primaire behoeften van de medewerkers. Het resultaat is een kantooromgeving die inspeelt op het gedrag van de medewerkers en die als vanzelf ook het gewenste gedrag oproept.

Doelmatige innovatie

Sinds in 2009 het eerste 4e generatie kantoor werd gerealiseerd, heeft pionier en marktleider Salonkantoor veel verbeterd aan het ontwerpconcept. Alle basiswerkplekken worden gesitueerd in meanderende ruimten die in elkaar overlopen, zonder verkeersruimte. Doorgaans in een mix van 2 tot 8 werkplekken per halfopen ruimte, afgestemd op de organisatie en de werkzaamheden. De hoeken bieden privacy en de open structuur maakt het gemakkelijk om naar een collega toe te lopen met een vraag. Samenwerken is altijd mogelijk en vanzelfsprekend. Door de unieke ruimtevorm met veel hoeken krijgt geluid geen vrije doorgang. Voor een goed akoestisch comfort moeten de lage frequenties van de mannelijke stem worden geabsorbeerd. Wanneer daarvoor speciale panelen in de hoeken worden geplaatst, is het resultaat verbluffend. Meanderende ruimten bieden ontwerpvrijheid. Zo hoeven wanden niet aan te sluiten op de indeling van plafond of gevel. Ruimte kan in veel gevallen dubbel worden gebruikt. Op natuurlijke wijze ontstaat een scala aan werkplekken. Er is altijd wel een werkplek die past bij een medewerker en zijn of haar taak van die dag.

Vijf ontwerpuitgangspunten

1. Overal voldoende privacy bieden omdat medewerkers dat ook op basiswerkplekken nodig hebben voor hun welbevinden.
2. Geluidsoverlast fysiek oplossen omdat afspraken over geluid niet echt werken en belastend zijn voor medewerkers.
3. Veel variatie in werkplekken bieden omdat een mix meer keuzemogelijkheden en tevredenheid oplevert bij medewerkers.
4. Altijd aantrekkelijke werkplekken maken omdat impopulaire werkplekken meestal toch niet worden gebruikt.
5. Niet volstaan met fun-elementen omdat vergaderen in caravans en een hippe koffiebar wel tot de verbeelding spreken maar zonder goede basiswerkplekken geen goed kantoor opleveren.

Efficiënter, duurzamer, goedkoper

Bij een consequente toepassing van alle ontwerpmogelijkheden in het 4e generatie concept wordt 30-50% bespaard ten opzichte van een traditioneel cellenkantoor. Dat is meer dan met een gewoon flexkantoor mogelijk is. Wanneer minder kantoorruimte nodig is voor eenzelfde aantal werkplekken, hoeft er minder te worden gebouwd, verwarmd, gekoeld, schoongemaakt en later afgebroken en gerecycled. Dat is pas echt duurzaam en levert meer op dan duurzame materialen, cradle to cradle en energiezuinige oplossingen. Maar ook in fysiek kleinere kantoor moeten natuurlijk duurzame ontwerpstrategieën worden toegepast. Minder kantoorruimte betekent minder kosten. Besparen komt binnen bereik wanneer nieuwe huisvesting nodig is of het huurcontract afloopt. Al in het eerste jaar levert het meer op dan de rente en afschrijving van de investering.

Nieuwe standaard

De 4e generatie kantoren is hard op weg om de nieuwe standaard te worden. Kantoorhuisvesting wordt steeds doelmatiger en efficiënter. Doelmatiger door vooral die faciliteiten te bieden waarvoor medewerkers nog naar kantoor komen, zoals ontmoeten en samenwerken, maar ook door de basiswerkplek niet te vergeten. Efficiënter door met een slimme inrichting en flexibel gebruik van werkplekken te besparen op de vierkante meters. De voordelen voor de organisatie en voor de medewerkers zijn groot, de kosten zijn laag en de kantoren zijn efficiënt en duurzaam.

Laat een reactie achter

Your email address will not be published. Required fields are marked *